La gestión RFID es más adecuada para las empresas con una cantidad sustancial de transacciones; los archivos que se procesan a través de muchos pasos o se mueven entre muchas personas fuera de la sala de archivos; y donde la información está sujeta a restricciones de seguridad críticas. La naturaleza no convencional y no lineal de un sistema de seguimiento de archivos RFID es una de sus principales ventajas en estas situaciones porque las etiquetas se pueden leer rápidamente y a través de numerosos entornos visuales y ambientalmente problemáticos. Los sistemas de código de barras y otras tecnologías de lectura óptica no tienen esta capacidad.

Los lectores RFID pueden ser colocados en ciertas ubicaciones a lo largo de una instalación para realizar un seguimiento de qué elemento(s), pasados por las ubicaciones; en qué dirección están entrando los elementos; y la fecha y hora los elementos fueron transportados. Una de las ubicaciones más convenientes para un lector RFID está en un marco de puerta porque elimina la necesidad de que el clerk de la sala de archivos escanee cada registro individual o revise manualmente los registros. Esto también permite que todas las carpetas apiladas juntas sean leídas de inmediato. El mismo proceso se aplica a las carpetas de lectura y luego las cajas para reubicaciones de archivos.

Equipado con un lector RFID universal que lee y localiza documentos etiquetados con un LED específico y activa remotamente el LED para iluminar para que pueda encontrar el documento que necesita.

Además, si los empleados tienen etiquetas de nombre con etiquetas RFID, entonces “quién” tenía “qué elementos” serían rastreados. Las insignias de nombres se pueden utilizar para supervisar y restringir al personal a lugares físicos o de clasificaciones específicas de activos.